Шаблоны писем по работе с дебиторской задолженностью
15 августа 2014 Анастасия Солнцева 21139
Один из самых частых вопросов, звучащих на моих тренингах: «Как собирать дебиторку?». Проблема в том, что все хотят знать не о том, как просто собирать дебиторку, а о том, как сделать так, чтобы клиент отдал тебе деньги, которые он должен, и при этом не потерять с ним очень хорошие отношения, чтобы он и дальше был твоим клиентом. Это сидение на двух стульях часто и порождает просроченную дебиторскую задолженность, основа которой — страх потерять клиентов (которые этим, кстати, умело пользуются).
Больше материалов в https://t.me/avsoln
Этапы
В любых переговорах существуют определённые этапы. В переговорах по сбору дебиторской задолженности их пять:
- Напоминание.
- Строгое напоминание.
- Запрос.
- Настоятельная просьба.
- Ультиматум.
Речь идёт об этапах, которые начинаются с момента, когда дебиторская задолженность стала просроченной. Конечно, будет лучше, если менеджер своими действиями будет «делать профилактику» возникновения просрочки (сбор документов и предварительный анализ контрагента, напоминание об оплате до срока наступления просрочки и др.).
Переговорный процесс по дебиторской задолженности — это процесс от небольшого давления на клиента до жёстких требований вернуть деньги, когда вам уже неважно, будет этот клиент с вами работать дальше или нет, а забрать свои деньги становится более принципиально. Необходимо помнить, что в этом процессе важна последовательность, не надо ждать, когда у клиента возникнет просрочка в несколько месяцев, и неожиданно для него начинать требовать свои деньги (раньше же вы терпели!). Важно идти постепенно от одного этапа до другого, используя и телефонные звонки, и письма клиенту.
3 шаблона писем
Ниже мы предлагаем вам ознакомиться с тремя шаблонами писем, которые помогут управлять дебиторской задолженностью и влиять на результаты переговорного процесса с должником.
Почему всего 3 письма, а не 5? Эти шаблоны предназначены для менеджеров по работе с клиентами. Письмо-напоминание и письмо — строгое напоминание составляются приблизительно по одной схеме. Отличие состоит только в тоне письма — во втором случае он более строгий. На стадии ультиматума работа с долгами — удел юристов и начальников высокого ранга.
