Коварная многозадачность: как организовать работу сотрудников, чтобы всем было хорошо

Даже в идеальном отделе продаж случаются форс-мажоры, поджимают дедлайны, сваливаются на голову дополнительные задачи. Иногда все разом. Поэтому многозадачность — это суровая необходимость, без которой нам не выжить. Задача каждого хорошего руководителя — помочь сотрудникам выполнить работу вовремя и без последствий в виде синдрома загнанной лошади.

Еще раз напомним о том, что многозадачность — это не так уж хорошо. А если разобраться, то окажется, что ее и вовсе ну существует. В 2015 году нейрофизиолог Эрл Миллер доказал, что наш мозг может выполнять только одну задачу за раз:

Существуют и другие исследования, которые отвечают на вопрос, какова же та самая когнитивная плата. По данным Лондонского университета частое переключение между задачами снижает уровень IQ в среднем на 10 пунктов и на 15 — у мужчин. Кроме того, такой челночный бег между делами повышает уровень кортизола и в итоге приводит стрессу.

Разумеется, вам такая арифметика с биологией против шерсти. Поэтому давайте разбираться, что можно и нужно делать с многозадачностью, пока она не выкосила лучших бойцов.

Организация

Думаем, с приоритетностью задач у вас проблем нет. Вы прекрасно знаете, что нужно решать в первую очередь, а что можно и подвинуть. Осталось только донести это до сотрудников: когда даете суперсрочную задачу, обязательно говорите про этот ее суперсрочный статус и про то, когда ее нужно сдать — чтобы исключить саму возможность недопонимания.

Хорошо, если вы пользуетесь Google-календарем или каким-нибудь таск-трекером: срочная задача просто ставится выше других, и у сотрудника просто нет возможности ее промотать.

Смешать, но не взбалтывать

Не давайте человеку похожих проектов, чтобы он не запутался. Во-первых, на непохожую задачу будет проще переключиться. Во-вторых, в голове не возникнет мешанины.

Например, менеджер обзванивает холодных клиентов, скажем, Хабаровского края. А тут вы ему говорите, что нужно подключить параллельный проект — обзвонить еще и Красноярский край. Менеджер будет набирать номера и вспоминать, куда же он звонит и что ему говорить. Вы будете злиться, что работа идет медленно, а менеджер будет дергаться с региона на регион. Человеческий мозг привык все упрощать, и давать ему похожие задачи — практически провоцировать.

Ручка и бумага

Когда мы переходим к новой задаче, не закончив при этом предыдущую, то продолжаем на подсознательном уровне возвращаться к первой и не можем полностью сконцентрироваться на той, которую надо выполнять сейчас. Это называется эффектом Зейгарник.

Дополнительная проблема заключается в том, что за день таких незакрытых задач может быть несколько. Дэвид Аллен, автор методики Getting Things Done и эксперт в вопросах управления временем и личной продуктивностью, говорит об этом так:

Чтобы освободиться от чувства вины за то, что мы оставили дело незаконченным, нужно просто записать на бумаге свое следующее действие. Поэтому когда вы даете подчиненным новую задачу, просите его зафиксировать ее письменно: мол, запиши, чем ты сейчас будешь заниматься — так он освободится от своего беспокойства.

Смартфон и соцсети

Про коварные соцсети и мессенджеры, которые едят наше рабочее время большой ложкой, знают все. И тем не менее, продолжают на них отвлекаться. Запрещать их не стоит — это скорее деморализует команду. Но ограничивать время просто необходимо.

Как это сделать, может решить только руководитель. В конце концов, для каждого коллектива существует свой подход. Мы поделимся самыми популярными способами:

1. ввести лимит на проверку почты и соцсеточек — не больше трех раз в день;
2. чередовать режим труд-отдых так, чтобы ¾ часа уходило на работу, а четверть — на все, чего душа пожелает;
3. если проверка почты — это суровая рабочая необходимость, заведите скрипты ответов и минимизируйте время на обратную связь — скажем, не более 2 минут.

Ну и штрафные санкции никто не отменял. Услышали звуки радостного оповещения в течение рабочего дня — наказывайте.