8-800-250-65-58
Рубрики

блога

Идеальный отдел продажСекреты тайм-менеджмента

Коварная многозадачность: как организовать работу сотрудников, чтобы всем было хорошо

8 Октября 2018 Школа Продашь! 899

Даже в идеальном отделе продаж случаются форс-мажоры, поджимают дедлайны, сваливаются на голову дополнительные задачи. Иногда все разом. Поэтому многозадачность — это суровая необходимость, без которой нам не выжить. Задача каждого хорошего руководителя — помочь сотрудникам выполнить работу вовремя и без последствий в виде синдрома загнанной лошади.

Еще раз напомним о том, что многозадачность — это не так уж хорошо. А если разобраться, то окажется, что ее и вовсе ну существует. В 2015 году нейрофизиолог Эрл Миллер доказал, что наш мозг может выполнять только одну задачу за раз:

Когда люди пребывают в уверенности, что справляются сразу с несколькими задачами, на самом деле они просто ускоренно переходят от одной задачи к другой. И за каждый такой переход будет взиматься вполне конкретная когнитивная плата. Можно сказать, что мы не в состоянии одновременно удержать много шаров в воздухе, как это делают опытные фокусники. Даже тогда, когда мы пребываем в уверенности, что сделали много, ирония состоит в том, что именно многозадачность делает нас значительно менее эффективными.

Эрл Миллер,
нейрофизиолог

Существуют и другие исследования, которые отвечают на вопрос, какова же та самая когнитивная плата. По данным Лондонского университета частое переключение между задачами снижает уровень IQ в среднем на 10 пунктов и на 15 — у мужчин. Кроме того, такой челночный бег между делами повышает уровень кортизола и в итоге приводит стрессу.

Разумеется, вам такая арифметика с биологией против шерсти. Поэтому давайте разбираться, что можно и нужно делать с многозадачностью, пока она не выкосила лучших бойцов.

Организация

Думаем, с приоритетностью задач у вас проблем нет. Вы прекрасно знаете, что нужно решать в первую очередь, а что можно и подвинуть. Осталось только донести это до сотрудников: когда даете суперсрочную задачу, обязательно говорите про этот ее суперсрочный статус и про то, когда ее нужно сдать — чтобы исключить саму возможность недопонимания.

Хорошо, если вы пользуетесь Google-календарем или каким-нибудь таск-трекером: срочная задача просто ставится выше других, и у сотрудника просто нет возможности ее промотать.

Смешать, но не взбалтывать

Не давайте человеку похожих проектов, чтобы он не запутался. Во-первых, на непохожую задачу будет проще переключиться. Во-вторых, в голове не возникнет мешанины.

Например, менеджер обзванивает холодных клиентов, скажем, Хабаровского края. А тут вы ему говорите, что нужно подключить параллельный проект — обзвонить еще и Красноярский край. Менеджер будет набирать номера и вспоминать, куда же он звонит и что ему говорить. Вы будете злиться, что работа идет медленно, а менеджер будет дергаться с региона на регион. Человеческий мозг привык все упрощать, и давать ему похожие задачи — практически провоцировать.

Ручка и бумага

Когда мы переходим к новой задаче, не закончив при этом предыдущую, то продолжаем на подсознательном уровне возвращаться к первой и не можем полностью сконцентрироваться на той, которую надо выполнять сейчас. Это называется эффектом Зейгарник.

Дополнительная проблема заключается в том, что за день таких незакрытых задач может быть несколько. Дэвид Аллен, автор методики Getting Things Done и эксперт в вопросах управления временем и личной продуктивностью, говорит об этом так:

Каждый раз, когда вы говорите кому-то: «Я к этому вернусь», — вы запускаете цикл в своём мозгу. И этот цикл будет крутиться там до тех пор, пока вы не поместите в систему заменитель, которому можно доверять.

Дэвид Аллен,
автор методики Getting Things Done

Чтобы освободиться от чувства вины за то, что мы оставили дело незаконченным, нужно просто записать на бумаге свое следующее действие. Поэтому когда вы даете подчиненным новую задачу, просите его зафиксировать ее письменно: мол, запиши, чем ты сейчас будешь заниматься — так он освободится от своего беспокойства.

Смартфон и соцсети

Про коварные соцсети и мессенджеры, которые едят наше рабочее время большой ложкой, знают все. И тем не менее, продолжают на них отвлекаться. Запрещать их не стоит — это скорее деморализует команду. Но ограничивать время просто необходимо.

Как это сделать, может решить только руководитель. В конце концов, для каждого коллектива существует свой подход. Мы поделимся самыми популярными способами:

  1. ввести лимит на проверку почты и соцсеточек — не больше трех раз в день;
  2. чередовать режим труд-отдых так, чтобы ¾ часа уходило на работу, а четверть — на все, чего душа пожелает;
  3. если проверка почты — это суровая рабочая необходимость, заведите скрипты ответов и минимизируйте время на обратную связь — скажем, не более 2 минут.

Ну и штрафные санкции никто не отменял. Услышали звуки радостного оповещения в течение рабочего дня — наказывайте.

Шеф, музыку

А вот музыку не отбирайте: часто она помогает сконцентрироваться и войти в состояние потока.

Конечно, в коллективе музыкальные предпочтения редко совпадают. Но здесь либо можно пойти на компромисс и поставить что-то нейтральное на весь опен-спейс, либо купить сотрудникам наушники — дополнительная мотивация, опять же.

Еще немного о приятном

Сколько бы на сотрудников не наваливалось работы, отдыхать нужно обязательно. Особенно, если дела монотонные и однообразные. Вы удивитесь, как кикер, игровая приставка или настольный теннис могут разрядить обстановку и мотивировать на трудовые подвиги. Так что если у вас в офисе до сих пор нет ничего подобного, самое время задуматься о коллективном досуге.

Ну и напоследок. Если у вас есть шанс избежать многозадачности, воспользуйтесь им и не нагружайте сотрудников. Более того, если вы замечаете, что кто-то в офисе строит из себя Юлия Цезаря, пресекайте на корню. Самый эффективный способ делать свою работу — делать ее последовательно. Поменьше вам дедлайнов и удачных продаж!

«Работа с возражениями»

Карточная игра на отработку навыков общения с клиентами в игровой форме.

Купить

Поделиться
Комментарии 0
Пишем полезные
шпаргалки по продажам
каждую неделю

5 веских причин подписаться на нашу рассылку

Полезные шпаргалки
по продажам каждую неделю