Пришли, поговорили, разошлись. Или 7 советов, как на самом деле проводить эффективные собрания

Собрания часто проходят по одному сценарию, в итоге которого время потрачено, а проблема не решена. Знакомо? Держите эти семь рекомендаций, они помогут превратить ваши планерки, летучки, стендап-митинги, да хоть заседания — в инструмент решения задач бизнеса.

Вы едва ли станете спорить с тем, что собрания коллектива необходимы. С их помощью мы ставим цели и задачи подчиненным, решаем насущные проблемы, мотивируем команду на трудовые подвиги, делимся опытом, иногда даже обучаем. Чтобы выжать максимум из этих, прости Господи, планерок, достаточно придерживаться нескольких несложных правил.

Больше материалов в https://t.me/avsoln

1. Выберите время и место

Выберите время и место — желательно один раз и навсегда, чтобы у подчиненных выработался поведенческий паттерн, как у собачек Павлова. Вроде: «Ох-ё! Уже пять минут одиннадцатого, через три минуты начнется общее собрание, а мне еще отчет распечатать надо».

Если вы будете собираться на том же месте в тот же час каждую неделю, или как часто вам надо, люди подготовятся заранее, не будут в панике отменять все дела и переносить важные встречи. Это, кстати, та причина, по которой проводить внезапные собрания тоже не стоит. Если вдруг появилось что-то срочное, предупредите народ хотя бы накануне вечером.

А если кто-то опоздал — сам виноват. Вводите санкции: пусть тащит всем кофе с круассанами, например. У тех, кто пришел вовремя, должна быть компенсация потраченного впустую времени — да и боевой дух всем с утра поднимете.

2. Составьте повестку

Смотрите: чтобы к концу собрания у вас был четкий план, вы понимали, кто что будет делать, назначили ответственных и поставили сроки, вы должны подготовить повестку. В нее внесите те вопросы, которые надо решить, оставьте время для предложения и подведения итога.

Как показывает практика, много вопросов не есть хорошо: народ начинает отвлекаться, залипать в телефонах, вполголоса обсуждать вчерашний матч или просто тупо смотреть в стену. Сколько вопросов ставить на повестку дня, зависит от выносливости вашей команды. Выяснить это можно экспериментально, но, как правило, 3-4 оказывается достаточно.

Перед совещанием отправьте повестку подчиненным, чтобы могли подготовиться.

3. Назначьте стенографиста

По идее, на собрании должен быть еще и модератор, который принимает решения. Но мы исходим из того, что эту роль на себя берете вы как руководитель. Хотя для отдельных вопросов можно сделать исключение.

Так вот, чтобы модератор не отвлекался от собрания, нужен человек, который будет фиксировать основные моменты совещания в вашей повестке. Стенографист, секретарь, референт — выберите название, которое больше нравится, ответственного человека, и вручите ему перо. Пусть работает.

Кроме основных идеи и решений есть смысл отдельно записывать заметки — то, что всплывает в ходе собрания, но к основным вопросам отношения не имеет. Вы потом это разгребете и что-то поднимете на следующем собрании, а что-то делегируете кому надо уже сейчас.

В конце совещания у вас останется план с готовыми решениями, который потом можно использовать как доказательство своей правоты: «В смысле не звонил клиенту? Мы ведь на собрании решили, что это сделаешь именно ты. Смотри, у меня все записано».

Отчет должен быть доступен всем участникам, поэтому поручите вашему секретарю разослать копии после собрания.

4. Подготовьте наглядные материалы

Здесь все зависит от того, что вы планируете обсуждать в конкретный день и к чему привыкли:

Традиционные презентации. До сих пор справляются с тем, чтобы привлекать и удерживать внимание. Плюс в них можно засунуть все что угодно.

Ментальные карты. Ими можно заменить повестку и фиксировать все вопросы, предложения и решения прямо там.

Доска и маркеры. Идеально для брейнштормов (и для руководителей, которые любят ими рисовать).

Распечатки. Бывает, что без них никак, сами знаете. Еще один лайфхак: отправлять документы в электронном виде накануне, чтобы сотрудники успели познакомиться с ними заранее. Конечно, подготовятся не все, но с вашей стороны это будет примером идеальной организации.

Ну и о технической составляющей не забывайте: попросите накануне проверить проектор, ноутбук, с которого будете показывать презентацию, и так далее.

5. Соблюдайте тайминг

Сообщайте сотрудникам заранее, сколько будет идти собрание, чтобы все настроились, мобилизовали ресурсы и выдали решение за тот условный час, который у вас есть. И, самое главное, не задерживайте подчиненных (если они сами об этом не просят).

Не успели что-то обсудить? С одной стороны, это плохо, и аукнется всем, а с другой, люди научатся укладываться в рамки, что сделает ваши собрания более эффективными со временем.

Игорь Манн, автор книги «Маркетинг на 100%», дает такой совет:

В одной из книг, которую я недавно прочитал (книга американского автора), я нашел совет: говорить участникам собрания, что оно закончится на 20 минут позже, чем вы на самом деле думаете. Например, вы думаете, что собрание закончится в 17:00, но своим коллегам следует объявить, что собрание завершится в 17:20. Поэтому, когда вы закончите в 17:00, каждый участник будет доволен – все вопросы рассмотрены и можно освободиться раньше. Если же собрание закончится чуть позже 17:00 (или точно в 17:20), то никто не будет чувствовать раздражения.

Игорь Манн,
«Маркетинг на 100%»

6. Не отвлекайтесь

И не давайте отвлекаться другим. Вы решаете, а не обсуждаете, поэтому все должно быть строго по делу. Если кто-то начинает уводить конструктивную беседу в сторону, напомните, зачем вы здесь сегодня собрались.

Часто бывает так, что сотрудникам выгодно выносить какие-то вопросы на всеобщее обсуждение — чтобы получить поддержку коллег, например. Обозначьте четкие рамки: на собраниях вы обсуждаете только то, что на повестке — то есть вопросы, которые выбрали вы. Все, о чем хотят поговорить подчиненные, они обсуждают тет-а-тет с вами. И никак иначе.

Еще одна проблема совещаний — конфликты. Иногда в пылу спора случаются и они. Вообще лучше прилюдно никого не отчитывать, но если спорщики не могут успокоиться в течение минуты самостоятельно, а на замечание не реагируют, придется прервать обоих.

7. Получайте обратную связь

Не стали выделять этот момент в отдельный пункт, поэтому говорим здесь. На собрании должны быть только те люди, которых это собрание касается — но это вы и так знаете. Без лишних людей все пройдет быстрее и продуктивнее, логично?

А если вы сидите в одном помещении с теми, кто заинтересован в этих конкретных вопросах, то они должны принимать решения вместе с вами. Каждый. Поэтому не давайте никому отмалчиваться. Причем желательно, чтобы высказывались сначала младшие по рангу. Так вы услышите то, что они реально думают.

Вводите свои правила

Специфика собраний в каждом коллективе своя. Многое зависит от того, чем конкретно вы занимаетесь, насколько большая у вас команда, проходят ли ваши собрания по одному сценарию или нет. В конце концов, ретроспективы будут отличаться от брейнштормов и обсуждений насущных вопросов.

Не последнюю роль играет корпоративная культура. Если у вас в команде в порядке вещей гуглить что-то в процессе обсуждения, то какой смысл запрещать смартфоны на совещаниях? Мы собрали базовые требования, которые облегчат жизнь всему коллективу и сэкономят время. Ведь время — наш самый ценный ресурс. Удачных продаж 😊

Классные видеоотрывки, которые помогают продавать больше, в нашем телеграм-канале.

Наши бизнес-игры