+7-913-236-37-37 Корзина 0

#Посты#Секреты тайм-менеджмента

Увеличиваем продажи с картой рабочего дня

21 января 2019 Школа Продашь! 4236

Если вы видите, что продажи падают, но не понимаете почему, или знаете, что можно лучше, но не знаете как, предлагаем познакомиться с картой рабочего дня. Что это такое, как ее составить и пользоваться, читайте в нашей статье.

Карта рабочего дня — это такой инструмент, который помогает обнаружить слабые места ваших бизнес-процессов или косяки отдельных менеджеров, и в итоге увеличить прибыль. Выглядит она как распорядок дня первоклассника, но чтобы ее составить, придется попотеть.

Как составить карту

Итак, карта — это план на день вашего сотрудника. Чтобы ее составить, надо от и до знать бизнес-процессы внутри отдела. Понятно, что в каждой компании они отличаются, но сейчас мы для наглядности приведем все пункты к общему знаменателю.

  1. Лидогенерация. Сюда входит все, что принято использовать в вашей компании для поиска клиентов: холодные звонки, работа с соцсетями, контекстная и таргетированная реклама в Google.
  2. Подготовка. То, что делает менеджер непосредственно до сделки: изучает прайсы, составляет заявки и коммерческие предложения.
  3. Сделка. В этот пункт закладываем все этапы сделки: звонок, встречу, презентацию товара, отправку компреда, подписание договора.
  4. Обслуживание сделки. Работа с документами после сделки, резервирование товаров на складе, логистика и прочие замечательные штуки.
  5. Форс-мажоры. То, что может отнять время: согласование дополнительных условий сделки, работа с поставщиками, составление претензий.
  6. Все виды отчетов. Еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный — какие у вас еще есть? Кроме того, работа с CRM, визуализация на Dashboard, соответствующие пометки в таск-трекере.

То есть вы заносите весь план на день по минутам в карту рабочего дня, не забывая о перерывах на обед, кофе и соцсеточки — перерывы по-хорошему тоже должны быть регламентированы. Получается такая таблица.

Рабочий день 9:00 — 18:00

Время
Бизнес-процесс
9:00 – 10:00

Ответить на срочную почту, которая накопилась с вечера, и подготовиться к ежедневному собранию: потенциальные сделки, оплаты на сегодня.

10:00 – 10:30

Собрание у шефа.

10:35 – 11:00

Обсудить цены с поставщиком, попросить скидку, предварительно договориться о новом контракте.

11:05 – 11:15

Решить вопрос с доставкой клиенту (проблемы с логистикой).

11:15 – 11:30

Заполнить карточки клиентов в 1С.

11:30 – 11:35

Позвонить клиенту, спросить про доставку.

11:35 – 12:00

Email-рассылка.

12:00 – 12:55

Обед.

13:00 – 14:00

Обзвон клиентов из БД.

14:00 – 14:30

Занести заявки в 1С.

14:30 – 14:50

Расширение заявки, утверждение заявки.

14:50 – 15:00

Отгрузочные накладные.

15:00 – 15:10

Перерыв на какаушко.

15:10 – 16:00

Работа и составление счетов по магазинам.

Примерно так, только на весь рабочий день — ну и с реальными сроками. Кстати, чтобы сроки получились действительно реальными, лучше проконсультироваться по таймингу с кем-нибудь из менеджеров. И не забывать добавлять время на переключение между задачами.

Но это еще не вся карта рабочего дня: в итоговом варианте должна быть еще одна колонка — с комментариями эксперта.

Итоговый вариант карты рабочего дня

Время
Бизнес-процесс
Комментарий эксперта
9:00 – 10:00

Ответить на срочную почту, которая накопилась с вечера, и подготовиться к ежедневному собранию: потенциальные сделки, оплаты на сегодня.

 

10:00 – 10:30

Собрание у шефа.

Не пришел.

10:35 – 11:00

Обсудить цены с поставщиком, попросить скидку, предварительно договориться о новом контракте.

 

11:05 – 11:15

Решить вопрос с доставкой клиенту (проблемы с логистикой).

 

11:15 – 11:30

Заполнить карточки клиентов в 1С.

 

11:30 – 11:35

Позвонить клиенту, спросить про доставку.

 

11:35 – 12:00

Email-рассылка.

Потратил на 10 минут больше, из-за того, что отвлекся на почту.

12:00 – 12:55

Обед.

На обед все ходят по очереди.

13:00 – 14:00

Обзвон клиентов из БД.

 

14:00 – 14:30

Занести заявки в 1С.

 

14:30 – 14:50

Расширение заявки, утверждение заявки.

Дополнительная кросс-продажа по телефону.

14:50 – 15:00

Отгрузочные накладные.

 

15:00 – 15:10

Перерыв на какаушко.

 

15:10 – 16:00

Работа и составление счетов по магазинам.

 

Эксперта, который будет следить за менеджером и оставлять свои комментарии, мы приглашаем со стороны. Тем не менее, он должен разбираться в специфике работы — чтобы понимать, что вообще происходит.

Также существуют несколько правил работы с картой рабочего дня — если их нарушить, результаты будут некорректными.

  1. Менеджер не должен знать, что эксперт — это эксперт. Иначе он будет стараться и работать не так, как обычно, и мы не узнаем истинных проблем. Эксперта можно представить, как стажера, чтобы он спокойно мог находиться рядом с менеджером и вести наблюдение.
  2. Эксперт должен записывать в таблицу все, что делает менеджер. То есть вообще все: второй завтрак, лишний перекур, время на попереписываться в мессенджере.
  3. Чтобы у вас перед глазами была полная картина, нужно проверить всех менеджеров. Каждого — раз в месяц в течение трех дней.

С помощью карты рабочего дня вы поймете, чем занимаются ваши подчиненные: кто реально работает, а кто только имитирует рабочий процесс, сколько времени уделяют новым и текущим клиентам. Также вы обнаружите второстепенные функции, которые отвлекают менеджеров от основной работы.

Карта рабочего дня

Что дальше?

Дальше мы анализируем карты рабочего дня и готовим «фотоотчет». Для этого собираем их, суммируем и подсчитываем время, которое ушло на 4 основных вида деятельности, как в табличке.

Тип задачи
Что это?
Например
Время в течение дня, %
Непрофильные

Внутренние задачи.

Согласование: юридические и логистические проверки, КРО, переговоры с руководителем, одобрение коммерческого директора и председателя совета директоров, дополнительные соглашения.

31%

Основные

Задачи, связанные непосредственно с продажей.

Звонки: переговоры, которые проводятся с клиентами.

Электронные письма: время написания писем клиентам.

Поиск и привлечение новых клиентов: время работы со входящими звонками, поиск информации в интернете, переговоры и отправка коммерческих предложений.

38%

Сопутствующие

Профильные задачи, которые косвенно влияют на продажи.

Работа в 1С: внесение информации о событиях дня, просмотр наличия товара на складе или в пути.

Совещание со «старшим»: руководитель отдела продаж, технолог, старший продавец.

24%

Личные

Время, которое тратится на себя.

Обед, кофе, другие перерывы.

7%

Таким образом перед вами оказывается резюме, в котором четко видны проблемы отдела. Давайте посмотрим, что с этим можно сделать.

Кто виноват и что делать

Прежде всего — посмотрите на карты рабочего дня менеджеров и на общий фотоотчет и ответьте на следующие вопросы.

  1. Сколько каждый менеджер тратит времени на выполнение своих непосредственных обязанностей и сколько — на личные дела?
  2. Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
  3. Насколько эффективен каждый менеджер при выполнении разных типов задач?
  4. Можно ли повысить эффективность, если перераспределить задачи — делегировать определенный тип задач тем, кто с ними лучше справляется?

  5. Насколько отличаются карты рабочего дня у сильных и слабых продажников? В чем заключаются эти различия?

  6. Какие слабые места есть у каждого из ваших подчиненных?
  7. Насколько вы выполняете план продаж при такой активности сотрудников в разных месяцах?

  8. Насколько быстро и эффективно менеджеры решают непрофильные задачи (примеры в таблице выше)?

Уже в процессе работы над этими вопросами вы многое поймете, останется только структурировать ответы — и можно начинать менять ваш отдел в лучшую сторону. А именно:

Структуру. Возможно, вы захотите разделить менеджеров по навыкам: одни занимаются холодными звонками, другие встречами и так далее — или наоборот объединить какие-то группы. Все зависит от результатов. Если кто-то тратит на личные дела чересчур много времени, может быть, целесообразно его уволить и нанять нового сотрудника.

Распорядок. Вы поймете, что не так с распорядком дня менеджеров, и скорректируете его. Первое время сотрудникам может быть сложно и непривычно, поэтому важно контролировать его выполнение.

Бизнес-процессы. Отказываемся от каких-то задач, делегируем отдельным сотрудникам, подключаем аутсорс и автоматизируем. Например, грамотно настраиваем email-рассылку, чтобы менеджер не тратил на нее кучу времени.

Обязанности. Даем каждому менеджеру заниматься его обязанностями и освобождаем от второстепенных. Те, кто закрывает сделки, пусть этим и занимается — не ищет лиды, не ломает голову над логистикой, только сделки.

После того, как вы оптимизировали работу отдела и получили результаты, целесообразно составить новую, эталонную, карту. Она будет отражать распорядок лучших менеджеров — на этот распорядок могут ориентироваться все остальные. А в будущем вы снова сможете ей воспользоваться.

Поделиться
Комментарии 0
Пишем полезные
шпаргалки по продажам
каждую неделю

5 веских причин подписаться на нашу рассылку

Полезные шпаргалки
по продажам каждую неделю

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Настольная бизнес-игра
Охотники за продажами. Возражения

Вы справитесь со всеми возражениями клиентов в игровой форме. Игра помогает изучить инструменты для работы с возражениями и отточить навыки их применения на практике.

Перейти

Написать в WhatsApp