Если вы видите, что продажи падают, но не понимаете почему, или знаете, что можно лучше, но не знаете как, предлагаем познакомиться с картой рабочего дня. Что это такое, как ее составить и пользоваться, читайте в нашей статье.
Карта рабочего дня — это такой инструмент, который помогает обнаружить слабые места ваших бизнес-процессов или косяки отдельных менеджеров, и в итоге увеличить прибыль. Выглядит она как распорядок дня первоклассника, но чтобы ее составить, придется попотеть.
Больше материалов в https://t.me/avsoln
Содержание
Как составить карту
Итак, карта — это план на день вашего сотрудника. Чтобы ее составить, надо от и до знать бизнес-процессы внутри отдела. Понятно, что в каждой компании они отличаются, но сейчас мы для наглядности приведем все пункты к общему знаменателю.
- Лидогенерация. Сюда входит все, что принято использовать в вашей компании для поиска клиентов: холодные звонки, работа с соцсетями, контекстная и таргетированная реклама в Google.
- Подготовка. То, что делает менеджер непосредственно до сделки: изучает прайсы, составляет заявки и коммерческие предложения.
- Сделка. В этот пункт закладываем все этапы сделки: звонок, встречу, презентацию товара, отправку компреда, подписание договора.
- Обслуживание сделки. Работа с документами после сделки, резервирование товаров на складе, логистика и прочие замечательные штуки.
- Форс-мажоры. То, что может отнять время: согласование дополнительных условий сделки, работа с поставщиками, составление претензий.
- Все виды отчетов. Еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный — какие у вас еще есть? Кроме того, работа с CRM, визуализация на Dashboard, соответствующие пометки в таск-трекере.
То есть вы заносите весь план на день по минутам в карту рабочего дня, не забывая о перерывах на обед, кофе и соцсеточки — перерывы по-хорошему тоже должны быть регламентированы. Получается такая таблица.
Рабочий день 9:00 — 18:00
Примерно так, только на весь рабочий день — ну и с реальными сроками. Кстати, чтобы сроки получились действительно реальными, лучше проконсультироваться по таймингу с кем-нибудь из менеджеров. И не забывать добавлять время на переключение между задачами.
Но это еще не вся карта рабочего дня: в итоговом варианте должна быть еще одна колонка — с комментариями эксперта.
Итоговый вариант карты рабочего дня
Эксперта, который будет следить за менеджером и оставлять свои комментарии, мы приглашаем со стороны. Тем не менее, он должен разбираться в специфике работы — чтобы понимать, что вообще происходит.
Также существуют несколько правил работы с картой рабочего дня — если их нарушить, результаты будут некорректными.
- Менеджер не должен знать, что эксперт — это эксперт. Иначе он будет стараться и работать не так, как обычно, и мы не узнаем истинных проблем. Эксперта можно представить, как стажера, чтобы он спокойно мог находиться рядом с менеджером и вести наблюдение.
- Эксперт должен записывать в таблицу все, что делает менеджер. То есть вообще все: второй завтрак, лишний перекур, время на попереписываться в мессенджере.
- Чтобы у вас перед глазами была полная картина, нужно проверить всех менеджеров. Каждого — раз в месяц в течение трех дней.
С помощью карты рабочего дня вы поймете, чем занимаются ваши подчиненные: кто реально работает, а кто только имитирует рабочий процесс, сколько времени уделяют новым и текущим клиентам. Также вы обнаружите второстепенные функции, которые отвлекают менеджеров от основной работы.
Что дальше?
Дальше мы анализируем карты рабочего дня и готовим «фотоотчет». Для этого собираем их, суммируем и подсчитываем время, которое ушло на 4 основных вида деятельности, как в табличке.
Электронные письма: время написания писем клиентам.
Поиск и привлечение новых клиентов: время работы со входящими звонками, поиск информации в интернете, переговоры и отправка коммерческих предложений.
Совещание со «старшим»: руководитель отдела продаж, технолог, старший продавец.
Таким образом перед вами оказывается резюме, в котором четко видны проблемы отдела. Давайте посмотрим, что с этим можно сделать.
Кто виноват и что делать
Прежде всего — посмотрите на карты рабочего дня менеджеров и на общий фотоотчет и ответьте на следующие вопросы.
- Сколько каждый менеджер тратит времени на выполнение своих непосредственных обязанностей и сколько — на личные дела?
- Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
- Насколько эффективен каждый менеджер при выполнении разных типов задач?
- Можно ли повысить эффективность, если перераспределить задачи — делегировать определенный тип задач тем, кто с ними лучше справляется?
- Насколько отличаются карты рабочего дня у сильных и слабых продажников? В чем заключаются эти различия?
- Какие слабые места есть у каждого из ваших подчиненных?
- Насколько вы выполняете план продаж при такой активности сотрудников в разных месяцах?
- Насколько быстро и эффективно менеджеры решают непрофильные задачи (примеры в таблице выше)?
Уже в процессе работы над этими вопросами вы многое поймете, останется только структурировать ответы — и можно начинать менять ваш отдел в лучшую сторону. А именно:
Структуру. Возможно, вы захотите разделить менеджеров по навыкам: одни занимаются холодными звонками, другие встречами и так далее — или наоборот объединить какие-то группы. Все зависит от результатов. Если кто-то тратит на личные дела чересчур много времени, может быть, целесообразно его уволить и нанять нового сотрудника.
Распорядок. Вы поймете, что не так с распорядком дня менеджеров, и скорректируете его. Первое время сотрудникам может быть сложно и непривычно, поэтому важно контролировать его выполнение.
Бизнес-процессы. Отказываемся от каких-то задач, делегируем отдельным сотрудникам, подключаем аутсорс и автоматизируем. Например, грамотно настраиваем email-рассылку, чтобы менеджер не тратил на нее кучу времени.
Обязанности. Даем каждому менеджеру заниматься его обязанностями и освобождаем от второстепенных. Те, кто закрывает сделки, пусть этим и занимается — не ищет лиды, не ломает голову над логистикой, только сделки.
После того, как вы оптимизировали работу отдела и получили результаты, целесообразно составить новую, эталонную, карту. Она будет отражать распорядок лучших менеджеров — на этот распорядок могут ориентироваться все остальные. А в будущем вы снова сможете ей воспользоваться.
