Корпоративный тайм-менеджмент, или как организовать сотрудников

Каким бы ни был организованным и целеустремленным руководитель, все равно в компании находятся сотрудники, которым нужно что-то повторять дважды, контролировать выполнение поручений и обязательств. И не всегда выдается возможность нанять нового сотрудника, который полностью устраивал бы руководителя. Да и это — не выход!

Но есть приемы корпоративного тайм-менеджмента, которые как раз позволяют лучше организовать работу сотрудников и, тем самым, избежать лишних потерь времени и сил.

1. Автоматизируйте процессы

Например, с помощью календаря Outlook. Это может быть любой другой подобный сервис, возможности которого позволяют планировать встречи и мероприятия, видеть свои встречи и запланированные другими сотрудниками.

Другой пример – автоматизировать работу с клиентской базой за счет внедрения CRM-системы. Внедрение CRM позволяет хранить все контакты и отчетность в единой базе. Возможности большинства CRM позволяют сотрудникам ставить планы и напоминания о работе с клиентами. Если хотите попробовать CRM, то рекомендуем начать с Quick Sales.

Третья возможность. Мы сами стали пользоваться и заметили, что многие наши клиенты интересуются и даже устанавливают корпоративный портал Битрикс24. Очень удобно и полезно. Попробуйте!

2. Ставьте перед сотрудниками четкие цели

Цели, задачи и поручения для сотрудников должны быть измеримыми и ограниченными по времени. «Сделай это как можно быстрее» — пример неправильной постановки цели. Нужно четко ограничивать крайний срок – 2 дня, 2 часа, 20 минут…

3. Научите сотрудников самостоятельно управлять своим временем

Важно, чтобы каждый из сотрудников умел самостоятельно распределять свое время и ставить приоритеты в выполнении своих задач. Отправьте сотрудников на тренинг по тайм-менеджменту или проведите внутреннее обучение.

Раздайте сотрудникам несколько книг по тайм-менеджменту и попросите подготовить после прочтения доклад по каждой книге. Только не забудьте ограничить срок прочтения, например, 1 месяц.

4. Разработайте корпоративные стандарты тайм-менеджмента

Чтобы управлять своим временем и временем сотрудников более эффективно, внедрите корпоративные стандарты тайм-менеджмента. В стандартах пропишите приемы управления личным временем и временем в коллективе: ответственность за опоздания, взаимодействие с коллегами, алгоритм планирования дня и т.д.

Если не хочется мучиться с разработкой новых документов, то постарайтесь внедрить несколько правил отношения к общему времени, которые бы способствовали повышению эффективности работы.

Конечно же вам, как руководителю, необходимо представлять собой пример организованности и эффективности. Иначе, как ни старайтесь, от сотрудников этого не добьетесь. В области тайм-менеджмента собственный пример – это ключевой фактор внедрения изменений.